Implantação de um software de gerenciamento de TI: inovação do processo de autorização em saúde suplementar de um Hospital Público

Introdução: O processo de agendamento de cirurgias para a saúde suplementar é burocrático, com informações padronizadas e é necessário que seja feito adequada e sistematicamente para eliminar o retrabalho e diminuir o tempo de autorização. Até março de 2016, para preenchimento das informações, o agendamento cirúrgico na Unidade de Saúde Suplementar do Instituto Central do Hospital das Clínicas podia ser feito presencialmente ou por e-mail. Em ambas formas a documentação era controlada em papel e o update era manual e impreciso. Com o aumento do volume cirúrgico, houve a necessidade de se revisar o processo de agendamento, para controle e transparência das informações, sendo necessário pensar em uma estratégia inovadora para otimizar e agilizar este processo. A implantação do software livre de gerenciamento de recursos de tecnologia da informação (TI) permitiu atingir esses objetivos. Objetivo: Descrever as melhorias com a implantação do software de gerenciamento de TI para a Unidade Cirúrgica em saúde Suplementar. Método: O software utiliza a abertura de chamado como fonte de informação. O médico solicitante preenche um formulário online, assim a equipe solicita a autorização para a operadora e anexa a documentação complementar. O chamado é então atribuído para o setor de autorizações e a equipe pode observar o processo. Dessa forma, médico e gestor conseguem acompanhar o status do chamado. Foram criados sete status, que mapeiam todas as etapas do processo. O setor de auditoria interna aprova cada chamado depois de autorizado, para minimizar as pendências pós-operatórias e diminuir o tempo de faturamento das contas. Resultados: Em 2016 foram abertos 1269 chamados, a maior parte em horário comercial, mas também em finais de semana e horários pouco usuais. Considerações finais: A ferramenta facilitou o acesso do médico, que não necessita mais estar no hospital para solicitar a cirurgia, permitiu gerenciar o Service Level Agreement de cada etapa e diminuiu em quase 30% as pendências dos processos. Utilizar uma ferramenta de TI para algo tão específico como o agendamento cirúrgico foi inovador, e promotor para a gestão integrada.Referência:OLIVEIRA, AMA. Avaliação de ferramentas de Business Process Management pela ótica de gestão do conhecimento.Perspectivas em Ciência da Informação, v15, n1, p132-153,jan/abr 2010.